Datakassesystemet

• Regnskapsdata, fakturajournal og websjournal kan overføres automatisk hver natt eller etter andre ønsker til regnskapssystem hos regnskapsfører. Ingen «etter-plotting» av regnskapsdata.
• Elektronisk fil blir sendt pr. mail/via API. Mottaker av regnskapsdata laster ned fil som automatisk konverterer alle posteringer til regnskapssystemet.
• Utvalg regnskapssystemer som kan integreres (API) til systemet;
  • Visma Global, Multisoft, Visma Business, Dl-Systemer, Mamut, Zirius, Duett, Navision, lnfoEasy, Visma Rubicon, Axapta, Scenarion, Uni Micro, BAS økonomisystem, Visma Avendo, Microsoft Dynamics AX 4.0 (n4b), 24Seven0ffice, Akelius, e-conomic, Agro Økonomi, XLEDGER.NET, Formula regnskap, SageSO, Matrix økonomi, Tripletex m.fl.

• Svært tidsbesparende omsetningsrapporter med integrasjon mot ønsket regnskapssystem. Velg ulike maler for hvordan du ønsker at kasseoppgjøret skal gjennomføres og om avvik skal være synlig før eller etter oppgjøret.
• Fakturajournal sendes til ønsket regnskapssystem
• Webjournal sendes til ønsket regnskapssysttem

• Favorittfunksjonen i systemet er mer enn hurtigtaster for varer. og snarveier til ulike funksjoner i systemet.
• Favorittfunksjonen i skjermbilde lages enkelt og kan variere i størrelse og farger.
• Favoritter brukes som oftest på varer og tjenester som ikke har strekkode eller at strekkode ikke er implementert i bedriften. Her kan man definere omfattende rutiner for alle funksjonene som systemet inneholder.
• I tillegg så har systemet integrasjon til Microsoft Office som gjør det mulig å lage automatiske skjemaer, tilbudsmaler og ordredokumenter. Systemet har klipp og lim funksjon i alle tabeller som gjør ajourhold enkelt. Alt kan legges på favoritter.

• Systemet håndterer strekkoder (også QR og RFID) og søker i EAN nr., varenr., varenavn.
• Det kan være flere EAN nr. på samme vare. Det kan kobles strekkoder til leverandør, farge, størrelse m.m. Det kan skrives ut strekkoder på «hentelapper» som betales i butikk, bestilles og leveres senere og som er knyttet opp til ordre, kundenavn osv. og/eller deponering eller byttelapp for kjøpt vare.

• Systemet gir deg kontroll over varehåndtering fra varemottak, vareutsending, plukk-lister, korrigeringer, ordrehåndtering, fakturering til varetelling.

(NB! Denne appen erstatter ikke håndterminal men anses som et supplement)

• Denne appen kan lastes ned fra Google Play og App Store
• Herfra kan man utføre:
  • Varetelling
  • Varemottak
  • Bestilling og ordre

• Det kan ved avslutning av salget velges om det skal til kontant, bankkort, gavekort eller kredit/ faktura. Systemet håndterer også «cash guard» system
• Kreditt-/ fakturasalg krever gyldig betalingsbetingelse som er forhåndsgodkjent i kundekartoteket. Systemet etter-beregner rabatter dersom kunden er satt opp med rabatt.
• Systemet håndterer også ulike valuta du selv bestemmer.

• Systemet produserer elektronisk faktura og håndterer kid.nummer med integrasjon mot regnskap (OCR fil fra bank til systemet) . Det er også tilrettelagt for EHF faktura
• Det kan velges mellom utsending av faktura pr. mail (pdf), direkte fra systemet eller utskrift for utsendelse pr. post.
• Det kan settes opp maler for faste ordre med mulighet for korrigeringer.

• Når bedriften har ekstern faktureringstjeneste vil systemet produsere fakturagrunnlag

• Funksjonen gir salgsstedet mulighet til å ta ut kontanter for ønsket innkjøp til salgsstedet f.eks. ved innkjøp av lyspærer og andre nødvendige forbruksvarer. Ved uttak som er større enn innkjøp, registreres avvik som innskudd.
• Systemet gir riktig underlag til regnskap.

• Systemet gir mulighet til å parkere ordre ved behov. Dette for å unngå sletting av ordre ved feks. kunden har glemt kortet sitt i bilen eller kunden ønsker å fortsette kjøp av produkter osv. Funksjonen benyttes også på serveringsteder ved parkering på bord.

• Systemet håndterer f.eks. at to kunder som ønsker å betale hver sin del av ordren.
• I HoReCa bransjen er det mulig å settes opp med bordkart og bordplasseringer som enkelt kan justeres feks. ved at flere bord settes sammen eller splittes. Bestillinger kan parkeres på bord og bordplassering. Dette gjør det også enkelt å splitte regningen på gjester som har delt bord og eventuelt fortsette å parkere ordrer på gjester som blir igjen. Det kan også enkelt opprette ny bordplasseringer for gjester som senere tilkommer bordet.

• Muligheter for forehåndsfastsettelse av bl.a. pris, rabatter av varer, fast kunderabatt og tjenester.
• Systemet gir også muligheter til å begrense tilgang for ansatte og segmentere rabattmatriser til vareutvalg, kampanjeperioder m.m.
• Systemet håndterer ulike mva. satser (f.eks. 0, 15 ,25) Det settes opp posteringsgrupper for å skille opp mot regnskap.

• Funksjonen gir mulighet til å produsere egne eller ferdig produserte etikett formater. Systemet har ulike forslag til maler av etikettproduksjon.
• Vi levere som ekstrautstyr, ulike typer etikettskrivere.

• Funksjonen gir mulighet til å forhåndsbetale deler av ordren som f.eks ved krav om depositum ved kjøp av varer og tjenester. Dette kan være ved f.eks.. kjøp av «ikke lagerførte varer».

• Systemet kan produsere tilgodelapp løsning ved f.eks. reklamasjoner og varer i retur med ønsket tekst for bedriftens tilgodelappregler. Eksempelvis antall mnd., kun bytte til andre varer m.m.

• Systemet produserer byttelapper med ønsket tekst for bedriftens bytteregler. Eksempelvis antall mnd., kun bytte til andre varer m.m.
• Systemet produserer også tilsvarende løsning for-deponering av varer.

• Ved å forhåndsbestemme ønsket minimum/maksimum pr. vare i varelageret vil systemet gi bestillingsforslag fra respektive leverandører. Bestillingsforslaget kan sendes digitalt direkte fra systemet.

• Når vare har gått ut på dato eller blitt defekt kan respektive varer bli registrert som svinn ved enkle tastetrykk. Systemet gir da mulighet til statistikk over bedriftens svinn med hvem, hva, når, hvor osv. Gir bl.a. muligheter til å korrigere bestilling av ferskvare.

• Funksjonen fungerer som retur av varer og tjenester som har feil og mangler eller går under garantikjøp. Systemet gir regnskapsunderlag ved reklamasjoner.

• En av markedets mest omfattende statistikk program. Nettbaserte løsninger gir tilgang til komplette statistikker på alle nivåer. Statistikkene tilpasses dynamisk slik at man kan studere utviklingen i detalj. Kopieres raskt til regneark slik at tallmaterie effektivt kan bearbeides videre.
• Statistikker segmenteres i forhold til budsjett, brukersted, produkter, ansatt, dag, uke, år og en rekke andre preferanser. Statistikkene kan tilpasses dynamisk slik at man kan studere utviklingen i detalj. Alt tallmateriale kopieres raskt til regneark slik at tallene effektivt kan bearbeides videre.
• Dashbord
• Statistikker for bl.a. budsjett pr. ansatt, avdeling eller bedrift i nåtid i kassebilde og/eller på ekstern pc/mobiltelefon.
• Systemet linkes til webside for samlet å gi oversikt over alle dine butikker, eller din ene butikk. Data sendes fra butikkene hvert tiende minutt, og websiden oppfriskes automatisk hvert minutt. Statistikker som kan vises:
  • Omsetning mot rabatt, budsjett eller i fjor.
  • Antall ordre, ordrelinjer eller enheter
  • Snitt salg, enheter eller linjer
• Her kan det defineres datoutvalg selv, eller benytte ferdige knapper for i dag, i går, denne uken, forrige uke, i år eller i fjor.
• Budsjettallene som det sammenlignes med gjelder frem til og med dagens dato dersom knapper velges. Da gir dashbord et godt sammenligningsgrunnlag.

For deg som liker å ha kontroll når du er på farten

• Det er mange fordeler med et digitalt kassesystem, og en av dem er mulighetene for å sjekke rapporter når du selv er på farten. Alle som benytter PCKasse har tilgang til denne siden, alt du trenger er internettilgang og personlig login.
• På dashbordet har du oversikt over

• Ordre klar for faktura
• Åpne varemottak
• Ordre uten dagsoppgjør
• Parkerte ordre
• Ordre klar for journal forrige mnd
• Dagsoppgjør klar for journal forrige mnd
• Åpne webordre
• Del-leverte webordre
• Webordre som ikke er hentet ned

• I menyen kan du sjekke avdelinger, omsetning, varegrupper, salg per time og regnskap. Under regnskap kan du da søke på fakturanummer, se fakturajournal, kassejournal eller journalkopier.

• Systemet kan definere brukerrettigheter og gi individuelle tilgangsnivåer til brukere.
• Programmet har lovpålagt tidsregistrering for bransjer som trenger dette. Systemets omfattende aktivitetslogger gir bedriftene gode kontrollrutiner.

• Enkel nyregistrering av kunder i databasen/datakassen (samkjøres med alle brukerstedene).
• Oppslag til telefonkatalog på nett ved å taste inn navn, organisasjonsnummer eller telefon nummer. Muligheter for utsending av epost, sms og faktura direkte fra kundekartotek.
• Leverandørartoteket er tilsvarende som kundekartoteket med enkel nyregistrering av leverandører i databasen og datakassen.
• Oppslag til telefonkatalog ved inntasting av navn, org.nr. eller telefonnr. All ønsket kontaktinfo m.m. vil kunne registreres her.

• Systemet gir muligheten til å kommunisere til kundene i kundedatabasen på epost eller sms direkte fra datakassesystemet.

• Systemet håndterer gavekort, ansatte-kort, bonuskort (f.eks. betal 2 for 3 plagg, kaffeavtale), bedriftskort m.fl. Kunde får oppdatert saldo på utskrift fra kvitteringsprinter.
• Sentralt gavekort er avgjørende for fleksibel kundebehandling.
• Løsningen er basert på en elektroniske gavekort som gjør at kundenes gavekortsaldo automatisk blir ajourført i et sentralt register. Dette gir mulighet for å utstede gavekort, bonuskort o.l. mellom brukersteder.

• Systemet gir beskjed i form av Pop Up bilde med en ønsket tekst som gir selger påminnelse om f.eks. «noe å spise til kaffen», kampanjesalg, tilhørende produkter, kundeklubb m.m.

• Når vare har gått ut på dato eller blitt defekt kan respektive varer bli registrert som svinn ved enkle tastetrykk. Systemet gir da mulighet til statistikk over bedriftens svinn med hvem, hva, når, hvor osv. Gir bl.a. muligheter til å korrigere bestilling av ferskvare.

• Funksjonen fungerer som retur av varer og tjenester som har feil og mangler eller går under garantikjøp. Systemet gir regnskapsunderlag ved reklamasjoner.

• Systemet gir mulighet til å importere varelinjer, kundekartotek, ordrer og annen historiske data. Tilsvarende kan eksporteres.

• Systemet kan integreres mot en rekke plattformer som eksempel webshop, bankterminaler, A4 printere, løsvekt, regnskap, eksternt vareoppslag, systemdatabaser m.m.

• Våre bedriftsrådgivere kartlegger hvilke behov og ønsker som skal ivaretas ved oppsett av systemer og/ eller integrasjoner mot eksisterende løsninger før igangsetting av leveranse. Ved behov vil vi også være representert med prosjektledere og teknisk fagpersonell for å kvalitetssikre behov, ønsker og tilretteleggelser for optimalisering av systemene.
• IPS setter opp systemet etter gitte kriterier fra IPS, kundens ønsker og andre forhold som skal i varetas før installasjon.

• IPS installerer leveransen og gir opplæring til alle eller utvalg av ansatte etter nærmere avtale etter behov, rolle og kunnskap. Installasjon og opplæring vil normalt være på brukerstedet, men kan også gis via Skype eller Team Viewer med telefoni.

• Vi har 60 mnd. garanti på våre leveranser såfremt ikke annet er avtalt. I leieperioden vil også bytteservice og support være tilgjengelig for bedriften.

• IPS Back Up system er inkludert hvorpå databasen blir ivaretatt i tilfelle tyveri, brann, hærverk osv. da har vi muligheten, etter godkjenning fra kunde, å installere nytt system med all tidligere informasjon som var i datakassen.
• Kontinuerlig oppdatering av programvaren inngår i våre avtaler.